Personāla vadība sākas ar cilvēku

Gada sākumā Kuldīgas novada pašvaldībā darbu sāka jaunizveidotā personāla pārvaldības nodaļa. Par pirmajiem darba mēnešiem, izaicinājumiem, darbinieku piesaisti un darba vidi saruna ar nodaļas vadītāju RITU GRIEĶERI, kura iepriekš vairāk nekā 20 gadus strādājusi Rīgas pašvaldībā un guvusi pieredzi arī Latvijas Sabiedriskajā medijā.

Cik ilgi esat šajā amatā?

Nodaļa tika izveidota tikai 1. janvārī. Pati darbam pievienojos 9. februārī, tāpēc šobrīd vēl nav pagājis pat pusgads. Pirms tam pašvaldībā personāla jautājumus risināja personālspeciālisti administratīvajā nodaļā. Viņu darbs galvenokārt bija saistīts ar personāla lietvedību – darba līgumiem, rīkojumiem un dokumentācijas kārtošanu.

Jaunā nodaļa ir veidota ar daudz plašāku skatījumu uz personāla vadību. Mēs vēlamies ne tikai nodrošināt dokumentu apriti, bet arī domāt par darbinieku attīstību, informētību un darba vidi.

Cik liela ir jūsu komanda?

Šobrīd nodaļā strādājam trīs cilvēki – es un divas personālspeciālistes: Evita Zeidaka-Drulle un Agrita Blumberga. Darba sākums nebija vienkāršs, jo gandrīz uzreiz pēc manas pievienošanās mani informēja, ka viena kolēģe dosies pelnītā atpūtā, tāpēc kādu laiku strādājām divatā. Esmu ļoti pateicīga kolēģei Evitai, kurai ir pieredze un vēsturiskā atmiņa par pašvaldības procesiem. Tas bija ļoti nozīmīgs atbalsts.

Tika organizēts konkurss uz vakanto amata vietu, un pirms mēneša komandai pievienojās jauna kolēģe Agrita. Redzu, ka mūsu kompetences labi papildina cita citu, un tas ļauj veidot spēcīgu komandu.

Kādi ir jaunās nodaļas galvenie uzdevumi?

Personāla vadība ir ļoti plaša joma. Protams, nekur nepazūd arī pienākumi – darba līgumu sagatavošana, rīkojumi un visa personāla dokumentācija. Taču ar to viss nebeidzas. Ļoti nozīmīga darba daļa ir personāla atlase. Organizējam gan konkursus uz iestāžu vadītāju amatiem, gan speciālistu vakancēm. Mūsu uzdevums nav tikai administrēt konkursu, bet arī konsultēt iestāžu vadītājus – palīdzēt formulēt amata prasības, izvēlēties piemērotāko atlases procesu un sniegt metodisko atbalstu.

Svarīgs darba virziens ir arī darba aizsardzība. Lai gan šajā jomā tiek izmantots ārpakalpojums, nodaļa koordinē procesu – seko, lai darbiniekiem būtu veiktas obligātās veselības pārbaudes, darba vietu risku novērtējumi un nepieciešamās instruktāžas.

Vēl viena būtiska joma ir iekšējā komunikācija. Mēs regulāri informējam kolēģus par jaunajiem darbiniekiem, izmaiņām struktūrā, mācību iespējām, atvaļinājumiem un citiem aktuāliem jautājumiem.

Ne mazāk svarīga ir darbinieku profesionālā pilnveide. Šobrīd katrai struktūrvienībai ir savs neliels mācību budžets, tomēr es redzu iespēju šo sistēmu pilnveidot. Būtu lietderīgi apkopot visas pašvaldības mācību vajadzības kopumā. Piemēram, klientu apkalpošanas prasmes nepieciešamas ne tikai vienai nodaļai, bet vairākiem dienestiem. Organizējot kopīgas mācības, iespējams efektīvāk izmantot gan finansējumu, gan nodrošināt vienotu pieeju.

Nākamajā gadā izstrādāsim personālvadības stratēģiju. Pašvaldībā jau tiek veidota digitālās attīstības stratēģija, un līdzīgi nepieciešams skaidri definēt arī personāla vadības attīstības virzienus. Skaidrs, ka pārmaiņu ir daudz, taču svarīgi saprast, kuras no tām ir galvenās.

Viena no pārmaiņām, ko pamanījuši pašvaldības darbinieki, ir informācija par jaunajiem kolēģiem. Kāpēc jums tas šķita svarīgi?

Pašlaik mums nav iekšējā tīkla, tāpēc izmantojam e-pastu kā galveno saziņas kanālu. Kad pati sāku darbu, skatījos uz visu ar jaunā darbinieka acīm. Domāju – cik daudz informācijas saņemu, vai zinu, kur griezties, vai mani iepazīstina ar kolēģiem.

Tieši tādēļ radās doma par katru jauno darbinieku pastāstīt arī pārējiem kolēģiem. Cilvēkiem ir vieglāk uzrunāt kolēģi, ja viņi zina, kas viņš ir, kādus pienākumus pildīs, un redz arī viņa fotogrāfiju. Mēs cenšamies palīdzēt arī pašam jaunajam darbiniekam. Esam sagatavojuši informāciju jaunajam kolēģim, piemēram, par svarīgākajiem kontaktiem, pusdienu iespējām un praktiskām lietām. Īpaši tas ir svarīgi cilvēkiem, kuri nav kuldīdznieki.

Mani pašu pirmajā darba dienā kolēģis aizveda pusdienās un parādīja, kur iespējams paēst. Tas šķita ļoti vienkāršs, bet ļoti nozīmīgs žests, kuru gribējās ieviest kā labu tradīciju arī turpmāk.

Jūs pati neesat kuldīdzniece. Kā nonācāt līdz lēmumam kandidēt uz šo amatu?

Esmu no Gulbenes puses, taču pēc studijām vairāk nekā 20 gadus dzīvoju un strādāju Rīgā. Manam vīram Skrundā ir īpašums, un pamazām arvien biežāk domājām par iespēju pārcelties.

Tobrīd man bija ļoti intensīvs darba periods Latvijas Sabiedriskajā medijā. Darba slodze bija tik liela, ka mājās mani redzēja retāk nekā darbā. Decembrī ieraudzīju Kuldīgas novada pašvaldības izsludināto vakanci.

Skatījos darba iespējas Liepājā, Saldū un Kuldīgā – vietās, kur no Skrundas būtu iespējams saprātīgā laikā nokļūt darbā. Šis piedāvājums šķita ļoti piemērots gan profesionāli, gan personīgi.

Iepriekšējā pieredze man saistīta ar Rīgas pašvaldību, kur strādāju dažādos amatos – biju juriste, vadīju personāla nodaļu un vēlāk kļuvu par izpilddirektora vietnieci. Savukārt pēdējais darba gads aizritēja Latvijas Sabiedriskajā medijā, kur ikdienā nodarbojos ar administratīvajiem, juridiskajiem un organizatoriskajiem jautājumiem.

Kas, jūsuprāt, bija jūsu priekšrocība, kāpēc konkursā izvēlējās tieši jūs?

Domāju, ka mana priekšrocība bija līdzšinējā pieredze pašvaldības darbā. Savā profesionālajā dzīvē esmu strādājusi gan par juristi, gan vadījusi personāla nodaļu, gan bijusi izpilddirektora vietniece. Tas ļauj paskatīties uz procesiem plašāk un saprast, kā personāla vadība ietekmē visas organizācijas darbu.

Man ir jurista izglītība un uzņēmējdarbības vadības izglītība. Šīs zināšanas palīdz pieņemt lēmumus, kuros vienlīdz svarīga ir gan normatīvo aktu izpratne, gan organizācijas attīstība.

Kā jūtaties, ik dienu braucot uz darbu no Skrundas?

Man šķiet, ka Skrundā ir ļoti sakārtota vide ar vairāk vai mazāk pieejamu ikdienas pakalpojumu klāstu. Ir vienkāršāk nekā iepriekš, dzīvojot Pierīgā. Tur nekad nevarēju paredzēt, cik ilgs būs ceļš uz darbu – vienu dienu tās bija 25 minūtes, citreiz gandrīz stunda sastrēgumu dēļ.

Brauciens no Skrundas uz Kuldīgu ir prognozējams. Nepilnā pusstunda kļuvusi par laiku, kad no rīta sakārtoju domas dienas darbiem, bet vakarā varu piezvanīt mammai vai vīram un pakāpeniski pārslēgties no darba uz mājām. Šo paredzamību ļoti novērtēju.

Viens no jautājumiem, kas bieži interesē arī sabiedrību, ir personāla konkursi. Kad tos obligāti nepieciešams rīkot, bet kad darba devējs var izvēlēties citu risinājumu?

Likums nosaka vairākus gadījumus, kad konkurss ir obligāts. Tas attiecas, piemēram, uz valsts amatpersonu amatiem, kā arī uz valsts un pašvaldību kapitālsabiedrību valdes un padomes locekļu atlasi.

Tomēr ir arī situācijas, kad jāizvērtē lietderība. Ja amats ir uz noteiktu laiku, piemēram, bērna kopšanas atvaļinājuma laikā, reizēm efektīvāk ir uzrunāt piemērotu kandidātu, nevis organizēt pilna apjoma konkursu. Jāvērtē, cik daudz resursu prasīs atlase un cik steidzami nepieciešams darbinieks.

Savukārt augstāka līmeņa vadītāju amatiem atklāts konkurss ir ļoti svarīgs. Tā ir labas pārvaldības sastāvdaļa un veicina uzticēšanos pieņemtajiem lēmumiem.

Vai Kuldīgas novadā ir jūtams speciālistu trūkums?

Jā, noteiktās profesijās tas ir ļoti izteikts. Centrālajā administrācijā gandrīz vienmēr ir kāda vakance. Ir amati, uz kuriem pieteikumu netrūkst, taču ir arī tādi, kur konkursi jāizsludina atkārtoti.

Pašlaik sarežģīti piesaistīt pagastu pārvalžu vadītājus, būvinženierus, būvinspektorus, arhitektus un civilās aizsardzības speciālistus. Šādas problēmas nav raksturīgas tikai Kuldīgas novadam – līdzīga situācija ir arī citās pašvaldībās. Šobrīd pagarinām pieteikšanos Alsungas un Gudenieku pagasta pārvalžu vadītāju amatam.

Ja redzam, ka uz konkursu neviens nepiesakās, domājam par citiem risinājumiem – uzrunājam potenciālos kandidātus, izmantojam sociālos tīklus un citus informācijas kanālus. Galvenais ir atrast piemērotu cilvēku, nevis tikai atkārtot vienu un to pašu procesu.

Vai atalgojums ir galvenais iemesls, kāpēc dažās vakancēs pietrūkst pretendentu?

Ne vienmēr. Pirms secināt, ka problēma ir atalgojumā, jāizvērtē arī citi aspekti. Piemēram, pēc viena konkursa aprunājos ar cilvēku, kurš šajā amatā bija strādājis. Jautāju, vai amata apraksts atbilda reālajai situācijai, vai prasības bija saprotamas un vai atalgojums šķita atbilstošs. Atbilde bija pozitīva – viss bija korekti. Tāpēc secināju, ka iemesli meklējami citur.

Pagastu pārvalžu vadītājiem liela nozīme ir sadarbībai ar vietējo kopienu. Ja cilvēks ienāk jaunā vidē, ļoti svarīgi, lai abas puses būtu gatavas sadarboties un iepazīt viena otru. Veiksmīga sadarbība neveidojas tikai ar amata aprakstu vai atalgojumu.

Vai pašvaldības darbinieki drīkst savienot vairākus darbus?

Likums to pieļauj. Valsts amatpersonām nepieciešama saskaņošana, bet citiem darbiniekiem arī ir iespēja strādāt blakus darbu.

Man svarīgākais kritērijs ir darba kvalitāte. Ja cilvēks kvalitatīvi veic savus pienākumus, ir sasniedzams un darba pienākumi necieš, tad blakus darbs pats par sevi nav problēma.

Taču primāri vienmēr jāizpilda tas, ko cilvēks uzņēmies savā darba līgumā. Ja kolēģis nav sasniedzams vai citu pienākumu dēļ nevar pilnvērtīgi pildīt savu darbu pašvaldībā, tad situācija kļūst problemātiska.

Šādi gadījumi ir arī pašvaldībā, man ir bijuši vairāki iesniegumi, kurā lūgta atļauja darbus apvienot. Vai to ļaut, izlemj pašvaldības izpilddirektors.

Jūs bieži piedalāties personāla atlases komisijās. Kādas īpašības kandidātos vērtējat visaugstāk?

Protams, tiek vērtētas profesionālās kompetences un atbilstība amata prasībām, taču man ļoti svarīga ir arī cilvēka spēja skaidri formulēt savas domas.

Man patīk klātienes intervijas. Tās ļauj redzēt daudz vairāk nekā attālināta saruna. Var novērot, kā cilvēks ienāk telpā, kā viņš tiek galā ar satraukumu, kā veido dialogu.

Svarīgs ir arī godīgums. Ja kandidātam nav pieredzes kādā jomā, daudz labāk to atklāti pateikt, nevis mēģināt radīt iespaidu, ka viss ir zināms.

Mūsdienās arvien biežāk redzams arī mākslīgā intelekta radīts teksts motivācijas vēstulēs vai prezentācijās. To parasti var pamanīt. Tāpēc daudz vērtīgāka ir cilvēka paša valoda un patiesa saruna nekā perfekti noformulēti teikumi.

Vai darba intervijā nekad nedrīkst jautāt par ģimeni, bērniem vai kandidāta vecumu?

Nē. Šādus jautājumus uzdot nedrīkst. Tāpat nedrīkst interesēties par kandidāta reliģisko vai politisko pārliecību.

Pat dzīves aprakstā kandidātam nav obligāti jānorāda dzimšanas gads vai tautība. Šī informācija nav nepieciešama, lai izvērtētu profesionālo piemērotību.

Ja kandidāts pats vēlas pastāstīt par ģimeni vai bērniem, tā ir viņa izvēle, taču intervētājs šos jautājumus uzdot nedrīkst.

Līdzīgi ir ar atsauksmēm. Tās drīkst prasīt tikai tad, ja pats kandidāts ir devis piekrišanu un norādījis cilvēkus, ar kuriem drīkst sazināties. Pretējā gadījumā, piezvanot iepriekšējam darba devējam, tiktu izpausta informācija, ka cilvēks meklē citu darbu, un tas nav pieļaujams.

Ļoti svarīga ir arī konfidencialitāte visa atlases procesa laikā. Kandidātam jābūt pārliecinātam, ka informācija par viņa dalību konkursā netiks izplatīta. Darba devēja reputāciju veido ne tikai gala lēmums, bet viss atlases process – sākot ar kvalitatīvu sludinājumu, cieņpilnu interviju un beidzot ar savlaicīgu atbildi ikvienam pretendentam.

Uzskatu, ka katrs kandidāts ir pelnījis saņemt atbildi. Pat tad, ja cilvēks konkursā netiek izvēlēts, viņam jāzina rezultāts. Tā ir cieņa pret cilvēku un profesionālas personāla vadības neatņemama sastāvdaļa.

Viena no skaļāk apspriestajām tēmām Kuldīgas novadā bija kultūras jomas reorganizācija. Kā jūs vērtējat šo procesu?

Man būtu grūti sniegt pilnīgu vērtējumu, jo procesā iesaistījos tikai tad, kad lielākā daļa lēmumu jau bija pieņemti. Es tajā brīdī vēl atrados pārbaudes laikā un centos izdarīt visu iespējamo, lai situāciju risinātu iespējami profesionāli.

Ir skaidrs, ka šādos procesos ļoti liela nozīme ir komunikācijai. Bieži vien problēmas neveidojas viena liela iemesla dēļ – tās rodas no daudziem nelieliem pārpratumiem, nepietiekami izskaidrotiem lēmumiem vai neskaidrībām, kas pakāpeniski uzkrājas.

Tieši tāpēc arī personāla vadībā cenšos īpašu uzmanību pievērst sarunām ar cilvēkiem. Ir svarīgi ne tikai pieņemt lēmumu, bet arī paskaidrot, kāpēc tas tiek pieņemts.

Kā jutāties pati, sākot darbu šādā laikā?

Godīgi sakot, viegli nebija. Tas sakrita ar manu pārbaudes laiku, un bija dienas, kad domāju – varbūt man tomēr vajadzētu pārdomāt savu izvēli.

Tomēr pārbaudes laiks jau ir paredzēts tam, lai abas puses saprastu, vai sadarbība būs veiksmīga. Šodien varu teikt, ka jūtos šeit iederīga, un ceru, ka arī mani kolēģi tā domā.

Nereti dzirdam par darbinieku izdegšanu un trauksmi. Kā personāla vadītāja var palīdzēt šādās situācijās?

Manuprāt, ļoti daudz kas ir atkarīgs no tiešā vadītāja. Tieši viņš visātrāk pamana, ka darbinieks ir noguris vai emocionāli pārslodzē.

Dažkārt pietiek ar nelielām lietām – piedāvāt paņemt brīvdienu, ļaut kādu dienu strādāt attālināti vai vienkārši aprunāties. Reizēm cilvēkam nepieciešama tikai iespēja nedaudz mainīt vidi.

Mēs vēlamies vairāk domāt arī par vadītāju prasmju attīstību. Labs vadītājs nav tikai profesionālis savā nozarē. Viņam jāprot vadīt komandu, sniegt atgriezenisko saiti, motivēt un pamanīt brīdi, kad kolēģim nepieciešams atbalsts.

Katram cilvēkam tas ir citāds. Vienam svarīgs ir uzslavas vārds, citam – iespēja pasmieties kopā ar kolēģiem, vēl kādam nepieciešams vienkārši nedaudz atelpas.

Kā pati atgūstat spēkus pēc darba dienas?

Ļoti novērtēju iespējas, ko sniedz Kuldīga. Man patīk apmeklēt baseinu, pilates nodarbī-
bas manēžā un pavasaros doties nūjot. Brīvajā laikā labprāt dodos arī uz mežu. Mans vīrs ir mednieks, bet es vienkārši izbaudu pastaigas dabā. Man patīk sēņot, būt mežā un atpūsties klusumā. Daba palīdz vislabāk atgūt līdzsvaru pēc intensīvas darba dienas.

Vai pārcelšanās no Rīgas uz Kurzemi ir mainījusi jūsu ikdienu?

Īsti ne. Agrāk darba slodze bija tik liela, ka bieži vien nepietika laika pat sporta nodarbībām. Tagad daudz vieglāk varu ieplānot laiku sev.

Ļoti novērtēju arī to, cik viss Kuldīgā ir sasniedzams. Nav jātērē laiks sastrēgumos vai stāvvietu meklēšanai. Ja vēlos apmeklēt teātri vai koncertu, to iespējams izdarīt arī Liepājā, iepriekš visu saplānojot. Man nepietrūkst lielpilsētas steigas. Dažkārt smaidu, dzirdot vietējos runājam par sastrēgumiem pie Rimi apļa. Pēc Rīgas pieredzes tie šķiet pavisam citādi nekā tie, pie kā biju pieradusi.

Vai jau jūtaties piederīga Kuldīgas novadam?

Domāju, ka jā. Protams, māju sajūta man joprojām saistās arī ar dzimto pusi, kur dzīvo mana mamma.

Kad sāku darbu Kuldīgā, pamanīju, ka cilvēki sākumā ir nedaudz atturīgāki. Taču nekad neesmu jutusi, ka mani nepieņemtu. Es pati esmu gājusi klāt cilvēkiem, iepazinusies un veidojusi sarunas.

Vienīgais, kas sākumā mani patiešām pārsteidza, bija pusdienu tradīcijas. Iepriekšējās darbavietās kolēģi bieži devās pusdienās kopā, savukārt šeit katram ir savi ieradumi – cits dodas mājās, cits izmanto pusdienlaiku personīgām lietām, citi atkal pusdienot dodas vienatnē. Sākumā tas šķita neierasti, taču ar laiku sapratu, ka tā vienkārši ir.

Kādu redzat personāla vadības galveno uzdevumu nākotnē?

Manuprāt, personāla vadība sen vairs nav tikai darba līgumi un rīkojumi. Svarīgākais ir radīt vidi, kurā cilvēks jūtas gaidīts jau no pirmās dienas, zina, kur vērsties pēc palīdzības, saņem nepieciešamo informāciju un jūt cieņpilnu attieksmi. Tikpat svarīgi ir, lai arī tie kandidāti, kuri konkursā netiek izvēlēti, saglabātu pozitīvu iespaidu par pašvaldību kā darba devēju. Organizācijas reputāciju veido katra saruna, katra intervija un katra atbilde, ko sniedzam cilvēkiem.